De naam van ons bedrijf (TextVast) doet het niet vermoeden… Maar sinds kort doen wij meer dan alleen ‘text’. Zo zijn we al verschillende keren actief geweest als dagvoorzitters en betraden we voor eerst het podium voor de presentatieklus ‘What Wé Want’. Een brainstormsessie waarbij zo’n vijftig jongeren de kans kregen mee te denken over plannen voor Helmond. Hoewel het organiseren van een event als ‘What Wé Want’ in eerste instantie niet lijkt op ons dagelijkse werk (interviewen, schrijven, communicatieplannen maken etc.), zijn er wel degelijk overeenkomsten. Collega Djaydee somt ze voor je op.
1. Nadenken over de doelgroep, boodschap en het doel staat ook op 1 bij presentatieklussen
Bij het organiseren van een event, net als tijdens het schrijven van een tekst, ben je continu bezig met de doelgroep. Hoe bereiken we de doelgroep? Hoe zorgen we dat mensen daadwerkelijk in actie komen? Wat is de boodschap? En hoe brengen we die boodschap het beste over (met welk verhaal)? Wat is het doel? Wat hoop je dat het event oplevert? En welke personen zijn onmisbaar tijdens het event (in een artikel/magazine)?
2. À la minute (live) de juiste vragen stellen tijdens presentatieklussen (en interviews)
Of we nu een vakidioot interviewen over een onderzoek tijdens een Teams-meeting of tijdens een presentatieklus op de man af vragen stellen over een initiatief. Op beide momenten wordt van ons verwacht de juiste vragen te stellen. Soms is dat een prikkelende vraag, soms gaan we dieper in op een gebeurtenis of komen de emoties naar boven. Daardoor is een interview én een presentatieklus nooit saai. Een voordeel aan een ‘externe partij’ tijdens een meeting de vragen laten stellen, is dat er vaak hele andere vragen naar voren komen. Wij durven de vragen te stellen die intern misschien gevoelig liggen. Of ons vallen zaken op waar mensen in de organisatie een blinde vlek voor hebben gekregen. Die frisse blik blijkt heel waardevol.
3. Organisatie-skills inzetten voor eventorganisatie
Ook het regelwerk voor een event is ons niet onbekend. Want wie denkt dat wij alleen maar teksten schrijven, heeft het mis. Van schakelen met een fotograaf en vormgever tot nadenken over een planning voor een magazine en afspraken inplannen met (soms wel 70) interviewkandidaten voor een project. Bellen, bellen, bellen. Geef die telefoon maar aan ons! En we zorgen dat we alles netjes op een rijtje hebben in een schema.
Onvoorspelbaarheidsfactor bij presentatieklussen
Maar er zijn natuurlijk ook veel verschillen tussen onze schrijf- en presentatieklussen. Zo kun je op zo’n avond als ‘What Wé Want’ nooit precies voorspellen wat er gaat gebeuren. Hoe reageren de deelnemers in de zaal? Vinden ze het programma net zo leuk als wij? En welke ideeën komen er straks naar voren? Natuurlijk weet je bij een interview ook nooit precies wat er gaat gebeuren, maar dankzij een goede briefing weten beide partijen vaak wel al waar ze aan toe zijn. Die onvoorspelbaarheidsfactor maakt het overigens juist ook heel leuk. Laat ons maar lekker inspelen op wat er gebeurt. En het allerleukste is de afwisseling tussen tekst- en organisatie- en presentatieklussen.
Zoek je een presentator of dagvoorzitter of wil je een inhoudelijk event organiseren?
Ken je ons al van de schrijfklussen en wil je graag eens met ons sparren over onze andere tak van sport? Dat kan! Net als bij al onze andere klussen denken we met je mee over hoe jij het beste uit een avond of event haalt. Neem contact met ons op voor een koffiegesprek.
Foto: Leon van Loon