Waarom VDL koos voor HR-documenten in begrijpelijke taal

Voor VDL herschreven we verschillende personeelsdocumenten in begrijpelijke(re) taal. Noortje Luijten, HR-adviseur en projectleider bij VDL, vertelt over het belang daarvan, de samenwerking met TextVast en wat ze daarvan leerde.

Waarom wilden jullie een deel van jullie HR-documenten laten herschrijven?
‘We hebben aardig wat beleidsstukken, brieven en documenten, zoals bedrijfsreglementen en functiebeschrijvingen. Die waren best wel formeel of ingewikkeld geschreven. We wilden dat deze teksten voor iedere medewerker en iedere leidinggevende goed leesbaar zijn. Dat betekende dus: eenvoudiger taalgebruik, korter waar het kan, alles in dezelfde stijl en toon en beter gestructureerd. Daar hielp TextVast ons bij.’

Hoe blik je terug op deze herschrijfprojecten?
‘Goed! We merkten al snel dat wij zaken vanuit een HR-perspectief bekijken en TextVast logischerwijs meer vanuit de tekstuele kant. Een eenvoudiger woord kunnen we in een functiebeschrijving bijvoorbeeld niet altijd plaatsen, omdat die functie dan anders ingeschaald wordt. Dat is best een zoektocht geweest. Maar daar zijn we samen goed uitgekomen. We stelden een definitielijst op, waar we ons samen aan konden houden.’

Heb je iets van de samenwerking geleerd?
‘TextVast kwam met suggesties voor begrijpelijker taalgebruik, die me regelmatig aan het denken zette. Soms gaven ze aan dat we een woord beter konden vervangen, terwijl ik dat woord regelmatig gebruikte. Dat was een goede eyeopener: woorden die voor mij vanzelfsprekend zijn, zijn niet voor iedereen goed te begrijpen.’

Wat had je van tevoren niet verwacht?
‘TextVast is een externe partij, maar zo voelde het niet. Ik kreeg het gevoel dat onze bedrijfsculturen erg op elkaar leken. We willen samen iets moois neerzetten en zetten graag een stapje extra. Het voelde ook echt alsof we het sámen oppakten. Ik kon altijd bellen als iets niet duidelijk was. En als we vroegen ‘lukt het om dit volgende week al af te hebben?’, was het antwoord heel vaak ‘ja’. Die snelheid en dat je gewoon weet dat het goedkomt, geeft een fijn gevoel.’